10 مهام يمكن للشركات في عُمان أتمتتها
عشر مهام يومية، من تسجيل الاستفسارات إلى تذكيرات الفواتير، مع مقارنة قصيرة قبل وبعد لكل منها لترى أين تؤتي الأتمتة ثمارها أولاً.
تبدو الأتمتة كأنها شيء يخص المصانع والشركات الكبيرة. لكن في الواقع، أكثر من يستفيد منها في عُمان هي الفرق الصغيرة التي يقوم فيها الشخص نفسه بالرد على واتساب وإعداد عروض الأسعار ومتابعة الفواتير وتحديث ملف إكسل في نهاية اليوم.
فيما يلي عشر مهام نراها تتكرر في كل مؤسسة صغيرة ومتوسطة تقريباً، مع مقارنة قصيرة قبل وبعد لكل منها. لست بحاجة إلى العشر كلها. اختر المهمتين اللتين تكلفانك أكثر الساعات وابدأ بهما.
1. تسجيل الاستفسارات
قبل: تصل الاستفسارات على واتساب شخصي، ورسائل إنستغرام، ونموذج الموقع، ومكالمة هاتفية. ويُفترض أن ينقلها أحدهم إلى جدول. بعضها يُنقل، ومعظمها لا.
بعد: كل استفسار من الموقع وواتساب والنماذج يصل تلقائياً إلى قائمة عملاء محتملين واحدة، مع المصدر والوقت والخدمة المطلوبة. لا شيء يعتمد على الذاكرة.
2. الرد الأول على واتساب
قبل: يراسلك العميل في التاسعة مساءً. يصله الرد صباح اليوم التالي، وقد راسل حينها شركتين أخريين.
بعد: يصله رد فوري بالعربية أو الإنجليزية يؤكد أوقات العمل، ويطرح سؤالين أو ثلاثة للتأهيل، ويخبره متى سيتابع معه موظف. يستلم فريقك محادثة قطعت نصف الطريق إلى عرض السعر.
3. عروض الأسعار
قبل: كل عرض سعر ملف وورد يُعدّل يدوياً. تُنسخ الأسعار من عرض قديم، وأحياناً من عرض منتهي الصلاحية. الإنجاز يستغرق يوماً أو يومين.
بعد: يعبّئ موظف المبيعات نموذجاً قصيراً (العميل، البنود، الكميات) فيُنشأ عرض سعر PDF بهوية الشركة وبالأسعار الحالية، مرقّماً ومحفوظاً ومرسلاً عبر واتساب أو البريد خلال دقائق. وحالة كل عرض ظاهرة للمدير.
4. تذكيرات المواعيد
قبل: يتصل موظف استقبال العيادة أو الصالون بمرضى الغد واحداً واحداً. ويبقى التغيّب موجوداً لأن بعض المكالمات لا يُرد عليها.
بعد: يُرسل التذكير تلقائياً قبل 24 ساعة ثم قبل ساعتين، مع خيار التأكيد أو إعادة الجدولة. ولا يتصل الاستقبال إلا بمن لم يؤكد.
5. تذكيرات الفواتير والمدفوعات
قبل: تُكتشف الفواتير غير المسددة في نهاية الشهر. والمتابعة محرجة وغير منتظمة، فتُهمل غالباً.
بعد: يُرسل تذكير مهذب قبل الاستحقاق بأيام، ويوم الاستحقاق، وبعده بأسبوع، بنبرة تتصاعد تدريجياً. ويرى قسم الحسابات قائمة الفواتير المتأخرة كل يوم اثنين دون فتح النظام المحاسبي.
6. الموافقات
قبل: طلب الشراء أو الإجازة أو الخصم يُرسل رسالة واتساب إلى المدير، الذي ينساه تحت خمسين رسالة أخرى.
بعد: يُقدَّم الطلب عبر نموذج، ويصل المدير إشعار بزرّي موافقة ورفض، ويُسجَّل القرار، ويُبلَّغ مقدم الطلب. ويوجد سجل يوضح من وافق على ماذا ومتى.
7. إدخال البيانات من النماذج إلى إكسل أو نظام إدارة العملاء
قبل: تصل نماذج الموقع بالبريد. يعيد أحدهم كتابة كل واحد في الجدول أو نظام إدارة العملاء (CRM)، مع أخطاء إملائية وتأخير.
بعد: يُكتب كل طلب مباشرة في الجدول أو النظام، مصنّفاً ومسنداً إلى الموظف المختص. ويقضي من كان يعيد الكتابة وقته الآن في المتابعة.
8. التقارير
قبل: يستغرق تقرير المبيعات أو العمليات الأسبوعي نصف يوم لجمعه من ثلاثة مصادر، ويكون دائماً متأخراً قليلاً.
بعد: يُنشأ التقرير صباح كل أحد من بيانات حية ويُرسل إلى المالك على واتساب أو البريد. والبيانات نفسها متاحة في لوحة بسيطة في أي وقت.
9. طلب التقييمات
قبل: تريد مزيداً من تقييمات جوجل، فتطلبها أحياناً من عميل وجهاً لوجه. ويستجيب القليل.
بعد: بعد يوم من إتمام الخدمة أو الزيارة، تُرسل رسالة شكر قصيرة مع رابط مباشر لترك تقييم على جوجل. تتراكم التقييمات باطراد، مما يحسّن ظهورك في البحث المحلي.
10. استقبال العملاء أو الموظفين الجدد
قبل: يتلقى العميل الجديد رسالة ترحيب إذا تذكّر أحدهم. ويقضي الموظف الجديد أسبوعه الأول يسأل أين كل شيء.
بعد: يعمل تسلسل محدد تلقائياً: رسالة ترحيب، مستندات للتوقيع، نماذج للتعبئة، قائمة مهام للفريق، وتذكيرات إذا لم تكتمل الخطوات. يحصل الجميع على التجربة نفسها.
من أين تبدأ؟
طريقة بسيطة لترتيب الأولويات: قدّر عدد مرات تكرار المهمة أسبوعياً ومدة كل مرة. لنفترض أن تسجيل الاستفسار يستغرق ثلاث دقائق ويتكرر أربعين مرة في الأسبوع. هذه ساعتان أسبوعياً، أي أكثر من مئة ساعة سنوياً تُصرف في نسخ النصوص. هذا مثال توضيحي، لكن معظم الشركات تجد مهمتين أو ثلاثاً في هذا النطاق.
ابدأ بـ:
- مهمة عالية التكرار وبسيطة، مثل تسجيل الاستفسارات أو الردود الأولى.
- مهمة مؤلمة عندما تُهمل، مثل تذكيرات الفواتير أو الموافقات.
شغّل هاتين لمدة شهر، وقِس الساعات الموفَّرة، ثم أضف التالية.
إذا أردت مساعدة في الاختيار، فإن تقييم الأتمتة يستعرض عملياتك الحالية ويقترح نقطة البداية. ويمكنك أيضاً قراءة المزيد عن أسلوبنا في أتمتة الأعمال وأين تضيف أتمتة الذكاء الاصطناعي قيمة في مهام مثل تصنيف الاستفسارات أو صياغة الردود.
خدمات ذات صلة
أتمتة الأعمال
اربط نماذجك ونظام إدارة العملاء وواتساب والبريد والموافقات الداخلية لتتم الاستفسارات والمتابعات والتقارير تلقائياً بدل العمل اليدوي.
اعرف المزيدالأتمتة بالذكاء الاصطناعي والمساعدون الأذكياء
مساعدون بالذكاء الاصطناعي يردّون على العملاء بالعربية والإنجليزية، ويؤهلون العملاء المحتملين، ويقرؤون المستندات ويصيغون الردود، مع مراجعة فريقك لما يهم.
اعرف المزيدمقالات أخرى
جميع المقالاتكم تكلفة الموقع الإلكتروني في سلطنة عُمان؟
نطاقات أسعار واقعية بالريال العُماني لصفحات الهبوط ومواقع الشركات والمتاجر الإلكترونية والتطبيقات المخصصة، مع التكاليف الخفية التي تغفلها معظم العروض.
اقرأ المقاللماذا لا يجلب موقعك عملاء محتملين؟
قائمة تشخيص للمواقع التي تحصل على زيارات دون استفسارات: الزيارات، والسرعة، والوضوح، والدعوة للإجراء، والثقة، والعربية، والتتبّع، والمتابعة، مع حل لكل منها.
اقرأ المقالالسيو أم الإعلانات المدفوعة للشركات في عُمان؟
متى يكون تحسين محركات البحث منطقياً، ومتى تكون الإعلانات المدفوعة كذلك، وكيف يعمل السيو المحلي بالعربية والإنجليزية، ولماذا تهم صفحات الهبوط، وكيف تتبع تكلفة العميل المحتمل.
اقرأ المقال